Mittlerweile ist die externe Versorgung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen mit Speisen und Getränken alltäglich und nicht mehr aus unserer Berufswelt weg zu denken. Von der kleinen Abteilungsfeier bis zum Megaevent mit tausenden Teilnehmern gilt es jeden einzelnen Gast individuell zu bewirten. Dementsprechend gibt es unzählige Anbieter und Varianten am Markt. Wir zeigen auf, welches System für Ihre Anforderungen das Smarteste ist, und wie Sie Ihr Budget am Effizientesten einsetzen.
Fangen wir mit „A“ an, aber nicht Aufbau, sondern tatsächlich Anfang. So banal sich das anhört, am Beginn stehen immer die Basic-Fragen – egal ob ein firmeninternes Workshop mit 5 Teilnehmern, oder ein Großevent in einer Konzerthalle am Plan steht. Das sind nämlich auch schon die wichtigsten Fragen, die es im ersten Schritt zu klären gilt:
- Wie groß ist meine Teilnehmerzahl?
- Wer sind meine Teilnehmer, sprich wer ist meine Zielgruppe?
- Was möchte ich mit dem Event erreichen, was ist mein Ziel und meine Botschaft?
Zugegeben, die zweite und dritte Frage hören sich nach typischem Marketinglatein an. Aber: Entscheidend für den Erfolg eines Events – und da zählt das Catering maßgeblich dazu – ist nicht „das Vorher“, sondern „das Nachher. Warum? Weil jeder Gast nimmt etwas mit von einem Event. Und das kann überwältigend positiv sein, im worst-case aber auch vernichtend negativ. Und Letzteres wollen wir nicht! Also bitte schon vorab Gedanken machen, was man mit der Veranstaltung erreichen möchte. Und zwar nicht nur für das Unternehmen, sondern vor allem bei den Gästen. Daher ist das Thema „was ist meine Botschaft“ die ich dem Gast mitgeben möchte sehr sehr wichtig.
Das Gute daran…
…wenn ich das mal geklärt habe, ist auch die Wahl der einzelnen Eventkomponenten meist sehr einfach. Wie eben die richtige Auswahl des Caterings. Oder nennen wir es besser „Cateringsystem“.
Welche Systeme gibt es?
Grundsätzlich ist zu unterscheiden zwischen „Full-Catering“ bei dem tutti completti alles vom Caterer übernommen wird. Das heißt neben Speisen und Getränken stellt dieser Personal, Equipment, Logistik und sehr oft auch die Deko. Das hat natürlich den Vorteil, dass ich mich selbst um (fast) nichts kümmern muss. Meist reichen ein, zwei Abstimmungen mit dem Caterer und die Wahl der Menüs. Kein Vorteil ohne Nachteil, das große Haken an diesem System ist, wie sollte es anders sein, das liebe Geld. So ein Full-Service hat natürlich seinen Preis. Und dieser nimmt meist auch einen erheblichen Anteil des Gesamtbudgets in Anspruch.
Die Fragen aller Fragen daher:
Welche Alternativen gibt es, wenn ich das Fullcatering nicht unbedingt brauche, möchte, oder mein Budget in einem erträglichen Rahmen bleiben muss?
Am anderen Ende der Systeme steht eine smarte Alternative, die vor allem für die klassischen „kleinen Anlässe“ in einer Firma sehr interessant sind.
Wer nämlich Abteilungsfeiern, Meetings mit externen Gästen, Präsentationen, Workshops, Lunches usw. catern möchte, hat eine kleine, feine und auch wesentlich günstigere Alternative zum klassischen Catering: Als „Officecatering“ oder „Businesscatering“ benannt, sind von den besten Anbietern nur Teile eines klassischen Caterings buchbar.
Wenn ich zum Beispiel ein kleines Meeting mit 5-10 Teilnehmern plane, reichen oft schon belegte Brötchen, um die Teilnehmer zwischen oder anstatt dem Mittagessen zu versorgen. Die Anbieter liefern die unterschiedlichsten Brötchen frisch und gekühlt, im besten Fall auch gleich auf Serviertassen, damit ich mir Geschirr komplett erspare. Damit entfällt auch lästiges Wegräumen und Abwaschen, und mein Aufwand beschränkt sich auf die Onlinebestellung und das hinstellen der frischen Brötchen auf den Besprechungstisch.
Nachdem heutzutage viele Menschen individuelle Ernährungsbedürfnisse haben, ist Brötchen nicht gleich Brötchen. Einerseits sind die klassischen Varianten mit Prosciutto, aber auch Vollkorn, vegetarische-, und vegane Brötchen und Sandwiches zu haben.
Und nicht nur das, für ein Frühstücksmeeting sind Croissants und gefülltes Plundergebäck willkommene Wachmacher.
Aber auch für heiße Sommertage und Vitaminhaltiges ist gesorgt. Obstscheiben und Gemüsesticks seine eine wunderbare Alternative oder Ergänzung um wirklich allen Gästen das Richtige anzubieten.
Besonders trendig sind übrigens Makronen, oder auch Macrons genannt. Die kleinen bunten Köstlichkeiten sind auch optisch ein Hingucker und gehören zu den Petit Fours. So nennt man Miniaturausgaben klassischer Backwaren, die ihren Ursprung in der französischen Feinbäckerei haben.
Getränke ja/nein/vielleicht?
Bei den kleinen Speisen für Zwischendurch ist also eine Vielfalt am Markt, aber wie sieht es mit Getränken aus? Wir sind ja noch immer bei kleine bis mittleren Feiern, Workshops, Besprechungen usw. Also alles Zusammenkünfte, die sehr oft in der Firma oder im Betrieb stattfinden.
Bei den Getränken heißt es daher im Sinne eines effizienten Budgets den Hausverstand einsetzen. Wie kann man also Getränke servieren, die wenig Aufwand erzeugen, wenig oder kein Geschirr brauchen, an mehr oder weniger jedem Ort verfügbar sind und dazu auch noch gesund und nachhaltig sind?
Eine tolle Lösung bieten Wasserspender! Ja, richtig gehört, Wasserspender. Warum nicht einfach Leitungswasser hinstellen? Natürlich ist das eine Variante, trotz unseres relativ guten österreichischen Leitungswassers, gibt es aber auch bei uns Regionen, wo dieses durch landwirtschaftliche Bewirtschaftung und die örtlichen Bodenverhältnisse alles andere als „top“ ist. Dazu kommen oft alte Leitungen im Haus, und wenn der Wasserhahn nicht in unmittelbarer Nähe des Meetings ist, müssen oft die Karaffen und Gläser mühsam geschleppt werden.
Ein Anbieter liefert frisches, sauberstes und völlig unbehandeltes Alpenquellwasser aus der steirischen Hochschwabregion, das mithilfe der modernsten Wasserspender zimmertemperiert, gekühlt, heiß oder prickelnd entnommen werden kann.
Und was gibt’s noch? Gerade im Sommer sind Smoothies eine tolle Alternative!
Und natürlich ist Kaffee auch in sehr einfacher und günstiger Form erhältlich. Nicht irgendein Kaffee, sondern echte Barista-Qualität. Und wenn Sie für besondere Gäste mal richtig Eindruck schinden möchten, oder ein größeres Event planen hier ein toller Tipp, wie eine Vespa und ein echter Barista Ihr Event mit italienischem Flair aufpeppen.
Nun hätten wir also „die großen“ und „die kleinen“ Arten von Caterings bzw. Gästeverpflegung beleuchtet, hier nochmal zusammengefasst die Vor- und Nachteile:
Klassisches Full-Service-Catering inklusive Personal:
All-in (Speisen, Getränke, Personal, Equipment, Logistik, Deko)
Ideal für große Events
Budgetaufwand sehr hoch
Officecatering/Businesscatering:
Lieferung von Verpflegung ohne Aufwand
Perfekt für kleine und mittlere Veranstaltugen, Meetings, Besprechungen, Workshops, Tagungen, Partys, usw.
günstig
geringer Aufwand (online bestellen), kein Geschirr nötig („geschirrlos essen“), kein Abwasch
Produkte für alle Bedürfnisse: Salzig (Brötchen, Sandwiches, Jour Gebäck), süß (Petit Fours, Mehlspeisen, Croissants, Tiramisu, usw), gesund (Obst, Gemüsesticks), sowie Smoothies, Alpenquellwasser & Kaffee)
Das Servieren muss selbst gemacht werden
Fazit:
Entscheidend für die Auswahl der richigen Verpflegung ist der Anlass und die Art der Gäste. Wenn es um ein großes Event geht, und die Gäste zum Beispiel im Rahmen einer Abendveranstaltung mit Vor- Haupt- und Desserts, sowie Getränken versorgt werden sollen ist ein klassisches Full-Service-Catering sicherlich unersätzlich. Vor allem der Personalaufwand ist in den seltensten Fällen mit Eigenleistung zu erbringen.
Sobald es aber um kleine und mittlere Gäste- bzw. Teilnehmerzahlen und die Bewirtung von Firmengästen während Meetings und Workshops, oder Präsentationen, Abteilungsfeiern oder Businessbreakfasts geht, sind die sogenannten „Brötchenlieferer“ unschlagbar. Vor allem auf der Budgetseite. Sie sind auf derartige Anlässe spezialisiert und liefern rasch, frisch, unkompliziert und ermöglichen „geschirrloses Essen“ zu kleinen Preisen, etwa 12 Stk. Brötchen sortiert im Karton ab € 22,20 exkl. UST.
Über Hnuta
Die Hnuta Spezialitäten GmbH beliefert Büros und Caterer und mit eleganten Sandwiches aus eigener Produktion. Die belegten Brötchen werden täglich frisch mit saisonalen Zutaten aus der Region hergestellt und direkt zugestellt. Neben den „klassischen” Sets sowie Süßspeisen gibt es, dem modernen Geschmack entsprechend, auch vegetarische und vegane Brötchen im Angebot. Das Unternehmen mit Sitz in Wien-Döbling gehört seit 2015 zur LSU-Holding von Peter Lindmoser (Espressomobil, Kaffee-Abo, freshwater).
